Definisjon
Konkurranse med forhandling er en prosedyre der innkjøperen kan forhandle med utvalgte leverandører om innholdet i tilbudene før endelig tildeling. Prosedyren kan brukes når behovet er komplekst, ikke kan spesifiseres presist, eller krever skreddersydd løsning. Konkurransen starter med kunngjøring og prekvalifisering. Inviterte leverandører leverer foreløpig tilbud, og innkjøperen kan forhandle om alt unntatt minimumskrav og tildelingskriterier. Etter forhandlingsrundene leveres endelig tilbud, og evaluering skjer mot de fastsatte kriteriene. Prosedyren krever at innkjøperen har saklig grunn til å bruke den, og kan ikke velges fritt. Den er mer fleksibel enn åpen og begrenset anbudskonkurranse, men også mer tidkrevende og uforutsigbar for begge parter.
Relevans for leverandører
Forhandlingsbaserte konkurranser gir deg mulighet til å justere tilbudet. Historikk om innkjøperens forhandlingspraksis kan gi deg et fortrinn.
Lovhenvisning
FOA § 13-3
Eksempel
Et eksempel: et statlig direktorat skal anskaffe et komplekst IT-system med uklare krav. De velger konkurranse med forhandling, inviterer 4 leverandører til prekvalifisering, og kjører to forhandlingsrunder hvor leverandørene presenterer demoer og tilpasser løsningene. Endelig tilbud leveres etter at alle har fått klargjort behov.
Vanlige spørsmål
Når er forhandling tillatt?
Når innkjøperen kan dokumentere saklig grunn, typisk for komplekse anskaffelser, innovative løsninger eller behov som ikke kan spesifiseres presist på forhånd. FOA § 13-3 angir vilkårene.
Kan innkjøperen forhandle separat med hver leverandør?
Ja. Forhandlingene er som regel bilaterale og konfidensielle. Hver leverandør får like mulighet til å justere sitt tilbud, men selve forhandlingsdialogen er ikke åpen for andre.
Hva er fordelen for leverandøren?
Du får mulighet til å justere tilbudet basert på dialog. Det reduserer risiko for misforståelser og kan øke sjansene for å vinne hvis du leser innkjøperens behov bedre underveis.