Definisjon
Tildelingsbeslutningen er oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal få kontrakten. Anskaffelsesforskriften § 25-1 krever at oppdragsgiveren gir alle berørte leverandører skriftlig melding om valget før kontrakten inngås, med navnet på den valgte leverandøren og en begrunnelse. Begrunnelsen skal redegjøre for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler, altså hva vinneren leverte som var bedre, målt mot tildelingskriteriene. En melding som bare gjengir poengsummer uten å si hvorfor poengene ble slik, oppfyller normalt ikke kravet. Meldingen skal også opplyse om karensperioden, som § 25-2 fastsetter, og i den perioden kan kontrakten ikke inngås. For leverandørene som ikke vant er begrunnelsen to ting på en gang: grunnlaget for å vurdere om konkurransen ble gjennomført riktig, og den mest presise tilbakemeldingen de får på hva som manglet i eget tilbud.
Relevans for leverandører
Begrunnelsen forteller deg hva oppdragsgiveren faktisk vektla, og er den beste kilden til å skrive et bedre tilbud neste gang. Winly skriver besvarelsen ett tildelingskriterium om gangen, slik at hvert kriterium får et svar som lar seg poengsette.
Lovhenvisning
FOA § 25-1 (meddelelse om valg av leverandør og begrunnelse) og § 25-2 (karensperiode før inngåelse av kontrakt)
Eksempel
Et konkret eksempel: en leverandør taper en konkurranse om driftstjenester og får en melding som sier at vinneren fikk 8,5 poeng på kvalitet mot egne 7,0. Det alene er ingen begrunnelse etter § 25-1. Ber leverandøren om en utdypning, skal oppdragsgiveren forklare hvilke egenskaper ved vinnerens tilbud som ga forspranget, for eksempel en bemanningsplan med navngitte nøkkelpersoner der eget tilbud bare oppga roller.
Vanlige spørsmål
Hvor detaljert må begrunnelsen være?
Den skal beskrive det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler, ikke bare poengsummene. Du skal kunne forstå hva vinneren tilbød som var bedre, målt mot hvert tildelingskriterium.
Kan kontrakten inngås rett etter meldingen?
Nei. Meldingen starter en karensperiode, og oppdragsgiveren kan ikke inngå kontrakten før den er utløpt. Perioden skal gi leverandørene tid til å vurdere beslutningen.
Får jeg vite hva konkurrenten tilbød?
Begrunnelsen beskriver vinnerens tilbud i hovedtrekk. Vil du se dokumentene, ber du om innsyn i tilbud og protokoll etter at valget av leverandør er gjort, og forretningshemmeligheter blir sladdet.